Virtual Assistant / Operationele ondersteuning

Geen AI. Gewoon een echt persoon.

Extra handen voor uw dagelijkse werkzaamheden

Soms is het prettig om extra ondersteuning te hebben. Omdat uw onderneming groeit, een collega met verlof is of er tijdelijk meer werk ligt. U wilt dat de dagelijkse werkzaamheden doorgaan, zonder daarvoor direct een vaste medewerker aan te nemen.

Vanuit Business Operations Hub nemen we administratieve en operationele werkzaamheden van u over, voornamelijk op afstand. Als Virtual Assistant zijn we een echt persoon met wie u kunt overleggen en aan wie u werk kunt toevertrouwen.

Meer ruimte voor uw klanten en uw eigen werk

Een mailbox bijhouden, afspraken plannen, gegevens verwerken en informatie opvragen: het zijn werkzaamheden die samen veel tijd kosten. Zeker wanneer ze verspreid over de dag uw aandacht vragen.

We helpen u door deze taken over te nemen en de opvolging bij te houden. We verwerken e-mails, organiseren documenten en zorgen dat agenda’s en overzichten actueel blijven. Ook ondersteunen we bij uw commerciële administratie, zoals het bijhouden van uw CRM, het verwerken van aanvragen en de administratieve afhandeling van offertes en facturen.

Daarmee krijgt u meer tijd om met aandacht aan uw eigen werk te blijven. U hoeft minder losse zaken te onthouden en niet steeds zelf na te vragen of iets al is afgehandeld. We houden u op de hoogte en leggen vragen aan u voor wanneer uw inbreng nodig is.

Persoonlijk contact, ook op afstand

Werk uit handen geven gaat makkelijker wanneer u weet met wie u samenwerkt. Daarom heeft u bij ons een vast aanspreekpunt dat uw organisatie, werkzaamheden en voorkeuren leert kennen.

We sluiten aan op uw bestaande systemen en spreken af welke taken we zelfstandig uitvoeren en wanneer we met u overleggen. Naarmate we langer samenwerken, hoeft u minder uit te leggen en kunnen we beter inspelen op wat er nodig is. Zo wordt ondersteuning op afstand een vertrouwd onderdeel van uw dagelijkse werk.

Automatiseren waar het helpt, zelf meekijken waar het nodig is

We maken graag gebruik van digitale hulpmiddelen en automatisering. Terugkerende handelingen kunnen daarmee sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd. Dat bespaart tijd die we kunnen besteden aan werkzaamheden die meer aandacht vragen.

Bij sommige zaken blijven menselijke controle en persoonlijk contact noodzakelijk. Een factuur kan correct zijn verwerkt, maar toch afwijken van een gemaakte afspraak. Een klantvraag kan om uitleg of begrip vragen. En wanneer informatie onduidelijk is, helpt het vaak om even te bellen en door te vragen.

Daarom kijken we niet alleen of een taak is uitgevoerd, maar ook of de uitkomst klopt en past bij de situatie. We gebruiken automatisering als hulpmiddel en blijven zelf betrokken bij het afgesproken werk. U heeft iemand die bijzonderheden opmerkt, vragen stelt en aanspreekbaar is.